АДМИНИСТАЦИЯ БЕСЕДИНСКОГО  СЕЛЬСОВЕТА                                              КУРСКОГО РАЙОНА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 20.02.2017 г. № 25

Об   утверждении   Положения  « Об   архиве  Администрации                    Бесединского  сельсовета Курского района Курской области », Положения «О постоянно действующей экспертной комиссии», «О составе экспертной комиссии (эк)» Администрации Бесединского сельсовета Курского района Курской области

             В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и  «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных  архивах, музеях и библиотеках, организациях» от 18 января 2007 года №19, Администрация Бесединского сельсовета Курского района Курской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. утвердить прилагаемое: 

1.1  Положение «Об архиве  Администрации Бесединского сельсовета Курского района Курской области »; 

1.2  Положение о постоянно действующей  экспертной комиссии;

1.3  О составе экспертной  комиссии Администрации Бесединского сельсовета Курского района Курской области.

2.Назначить ответственным за архив Бесединского сельсовета Курского района  Курской области заместителя Главы Администрации Бесединского сельсовета Курского района Курской области Тюхову Т.И.

3.  Организацию выполнения настоящего постановления возложить на заместителя Главы Администрации Бесединского сельсовета Курского района Курской области Тюхову Т.И. 

Глава Бесединского сельсовета                                Ожерельев В.Г.   

                                                    Утверждено

                                                                        Постановлением Администрации

                                                              Бесединского сельсовета Курского района                                 Курской области

                                                             от « 20» февраля 2017 г. №25

ПОЛОЖЕНИЕ

об  архиве Администрации Бесединского сельсовета

Курского района Курской области

1.  ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ 

1.1.  Документы органа местного самоуправления Администрации Бесединского сельсовета Курского района Курской области имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат постоянному хранению в Администрации Бесединского сельсовета Курского района Курской области.

До передачи на муниципальное  хранение эти документы  временно, в пределах, установленных действующим законодательством сроков, хранятся в  Администрации  Бесединского сельсовета Курского района Курской области (далее Администрация поселения).

1.2. Администрация поселения  обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Администрации Бесединского сельсовета Курского района Курской области. В соответствии с правилами, установленными Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное  хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой  и передачей архивных документов, производятся силами и за счет  бюджета поселения.  

1.3. В Администрации поселения  для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на  муниципальное  хранение создан архив. Администрация поселения обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4 Лицо, ответственное за архив, назначается на эту должность и освобождается от должности постановлением Главы поселения.

1.5. В своей работе архив   руководствуется законодательными, нормативными и правовыми актами  Российской Федерации, Курской области и органов местного самоуправления, правилами и другими нормативными и методическими документами Росархива, Государственного комитета по делам архивов Курской области, методическими документами архивного отдела Администрации  Курского  муниципального района и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве  разрабатывается на основании  Примерного положения и утверждается Главой  поселения   и  согласовывается с ЭПМК Государственного комитета по делам архивов Курской  области.

1.7. Архив Администрации поселения  работает по планам, утвержденным Главой поселения,  и отчитывается перед ним о своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава поселения  или его заместитель, курирующий работу архива.

1.9.  Методическую и практическую помощь архиву  оказывает архивный отдел Администрации  Курского муниципального района.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством  документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности Администрации и Собрания депутатов Бесединского сельсовета Курского района Курской области документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. Документы постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе  и по личному составу организаций-предшественников;

2.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами архива являются: 

3.1.1.           Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2.           Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на муниципальное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4.           Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве  органов местного самоуправления  Бесединского сельсовета Курского района Курской области;

3.1.5. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1.Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом Администрации муниципального района графики представления описей дел постоянного хранения и по личному составу Администрации и Собрания депутатов Бесединского сельсовета Курского района на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Государственного комитета по делам архивов Курской области,  и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на муниципальное  хранение;

3.2.2.Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Администрации поселения  и ЭПМК Государственного комитета по делам архивов Курской области,;

3.2.3.Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, устанавливаемыми Росархивом;

3.2.4.Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку их наличия и состояния;

3.2.5.Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом архивного отдела Администрации Курского муниципального района;

3.2.6.Организует использование документов:

       -            информирует руководство и работников органов местного самоуправления Бесединского сельсовета о составе и содержании документов архива;

       -            выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

        -           исполняет запросы организаций и граждан, в том числе социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

         - ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК  Администрации поселения;

3.2.8. Составляет номенклатуру дел Администрации и Собрания депутатов Бесединского сельсовета, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации поселения;

3.2.9.Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива органов местного самоуправления  Бесединского сельсовета;

3.2.10. Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации муниципального района сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива на 01 декабря текущего года);

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел  Администрации муниципального района документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. ПРАВА АРХИВА

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Требовать от структурных подразделений Администрации поселения (при их отсутствии – от работников Администрации поселения) своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации поселения (при их отсутствии – от работников Администрации поселения);

4.3. Запрашивать от структурных подразделений Администрации поселения (при их отсутствии – от работников Администрации поселения) сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения всех возложенных на архив задач и функций;

4.4. Участвовать в мероприятиях,  проводимых Государственным комитетом по делам архивов Курской области, архивным отделом Администрации Курского муниципального района по вопросам архивного дела.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ (при отсутствии сотрудника ответственного за  архив)

5.1.Ответственный за архив Администрации поселения совместно с Главой поселения  несет ответственность  за:

   -несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

   -утрату и несанкционированное уничтожение документов;

   -нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Утверждено

                                                                        Постановлением Администрации

                                                              Бесединского сельсовета Курского района                                 Курской области

                                                             от « 20» февраля 2017 г. №25

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей экспертной комиссии 

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) Администрации Бесединского сельсовета Курского района Курской области создается для: организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовки к передаче на муниципальное хранение документов, образующихся в процессе деятельности  Администрация Бесединского сельсовета Курского района Курской области,  включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео и другую специальную документацию.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе Бесединского сельсовета Курского района Курской области Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем  Администрация Бесединского сельсовета Курского района Курской области.

В необходимых случаях (п. 2.3 и 2.4 настоящего Положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования архивным отделом администрации Курского муниципального района.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным  законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", правовыми актами Федерального архивного агентства, методическими документами Государственного комитета по делам архива Курской области,   другими правовыми актами, регулирующими вопросы архивного дела, настоящим Положением.

1.4. ЭК возглавляется  Главой Администрации Бесединского сельсовета Курского района Курской области, ее секретарем является сотрудник Администрация Бесединского сельсовета, отвечающий за делопроизводство и ведение архивного дела в Администрация Бесединского сельсовета.

Персональный состав ЭК назначается приказом (распоряжением) Главой Администрация Бесединского сельсовета Курского района из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений Администрация Бесединского сельсовета Курского района.

2. Функции ЭК

ЭК Администрации Бесединского сельсовета Курского района выполняет следующие функции:

2.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего их хранения или уничтожения.

2.2. Организует и проводит работу по экспертизе ценности документов:

     на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

      на стадии подготовки документов к передаче на временное хранение в архив Администрации Бесединского сельсовета Курского района;

      на стадии отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации БКурского муниципального района.

2.3.  Рассматривает и выносит решение об одобрении:

      сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;

графиков подготовки и передачи документов Администрация Бесединского сельсовета Курского района на постоянное хранение;

       нормативно-методических пособий по работе с документами:  инструкции по делопроизводству в Администрации Бесединского сельсовета Курского района номенклатуры дел, правила по  работе с документами.

2.4. Представляет в архивный отдел  администрации Курского муниципального района:

на рассмотрение:

       предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов Администрации Бесединского сельсовета Курского района;

на утверждение:

      описи дел документов постоянного срока хранения;

на согласование:

     инструкции по делопроизводству;

      положения о ЭК и об архиве Администрация Бесединского сельсовета Курского района;

        номенклатуры дел Администрация Бесединского сельсовета Курского района;

       описи дел по личному составу;

      акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве  Администрация Бесединского сельсовета Курского района документов с истекшими сроками хранения;

       акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу.

2.5. Организует для сотрудников Администрация Бесединского сельсовета Курского района консультации по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению квалификации.

3. Права ЭК

При выполнении возложенных на нее функций ЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям  Администрации Бесединского сельсовета Курского района по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в структурных подразделениях, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел документов постоянного срока хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения, учета и оформления документов.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Администрации Бесединского сельсовета Курского района письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Администрации Бесединского сельсовета Курского района о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений и представителей других организаций.

3.5. Информировать руководство Администрации Бесединского сельсовета Курского района по вопросам, отнесенным к компетенции ЭК.

3.6. Представлять Администрацию Бесединского сельсовета Курского района в архивном отделе администрации Курского муниципального района.

4. Организация работы ЭК

4.1. Экспертная комиссия Администрация Бесединского сельсовета Курского района работает в контакте с архивным отделом администрации Курского муниципального района.

4.2. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем Администрация Бесединского сельсовета Курского района

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК Администрации Бесединского сельсовета Курского района рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК.

 Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководитель Администрации Бесединского сельсовета Курского района (в необходимых случаях по согласованию с архивным отделом администрации Курского муниципального района).

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.

          УТВЕРЖДЕН

Постановлением Администрации

                                                              Бесединского сельсовета Курского района                                 Курской области

                                                             от « 20» февраля 2017 г. №25

СОСТАВ

экспертной комиссии (ЭК) администрации Бесединского сельсовета Курского района Курской области